De Nieuwsbrief; leer van de fouten van de NMA en 10 tips.

De Nieuwsbrief, tegenwoordig meestal in digitale vorm, is een belangrijk communicatie instrument voor ondernemingen, verenigingen en andere instituten. Met een druk op de knop verzonden, met copy/paste gemaakt, maar hoe ervaart de ontvanger (klant, lid, belanghebbende) deze ‘dienst’? Leer van de onzorgvuldigheid van de NMA; De Nederlandse Mededingingsautoriteit!

De NMA casus.

De NMA stuurt met enige regelmaat de ‘NMA Mailing’. Een opsomming van: Nieuws, Meldingen Fusies, Besluiten en Publicaties. Voor ondernemingen staat hierin belangrijke informatie, bijvoorbeeld over een voorgenomen fusie van een concurrent, waartegen nog bezwaar kan worden aangetekend gedurende een bepaalde periode (bijv. 7 dagen). De NMA stuurt op 23 augustus een nieuwsbrief, de nieuwsbrief daarvoor dateert van 13 augustus. Nu is er op 12 augustus een voorgenomen fusie aangemeld (in NMA termen betekent dat; gepubliceerd). In de nieuwsbrief van de volgende dag is niets te vinden over het bericht van de dag ervoor. Maar wel op 23 augustus maar dan is de 7 dagen termijn, inmiddels ruim vestreken. Commentaar van de NMA: ‘ Wij zij alleen verplicht om  berichten op onze website en in de Staatscourant te publiceren, de nieuwsbrief is slechts een extra service. Doorgevraagd over welke service wordt verleend met oud nieuws. Ja, de webredactie maakt de nieuwsbrief eerder op en dan moet deze nog intern worden gecontroleerd, dus dat duurt wel even. Enfin, de NMA was niet te overtuigen van de waarde van de nieuwsbrief en accuratesse en actualiteit die daarmee gediend zijn.

 

 

 

 

 

 

 

 

voorbeeld van de NMA Mailing

In de vorige NMA casus betreft het kritieke informatie en moeten de gebruikers kunnen rekenen op compleetheid en tijdigheid. Wat zijn nu de 10 tips voor het werken met een (digitale) nieuwsbrief.

10 tips

1) verspreid de nieuwsbrief alleen als er echt nieuws is!
Dus niet elke donderdag bijvoorbeeld. Alleen als er voor de gebruiker relevant nieuws is. Ga geen nieuws verzinnen om toch een nieuwsbrief te versturen. Daarvoor zijn ander marketing en communicatie middelen veel geschikter.

2) Rust in de opmaak en korte nieuwsberichten met enkele regels tekst!
Hoe minder afleiding in de nieuwsbrief, hoe beter het nieuws eruit springt. Niet een overheersende Corporate huisstijl. Een sterke pakkende titel voor elk bericht. Daarna in 1 to 3 regels de belangrijkste informatie en de kilk-door knop voor het hele nieuwsbericht. Eventueel een passende foto erbij (formaat pasfoto).

3) Houd u aan de regels voor het gebruik van e-mailadressen!
Spam is niet toegestaan. Definitie van spam; spam wordt gedefinieerd als unsolicited bulk e-mail (UBE), oftewel: email die ongevraagd (unsolicited) en in grote hoeveelheden (bulk) wordt verzonden. De definitie van spam zoals het hierboven beschreven staat heeft ook een wettelijke grond. In de telecommunicatiewet van 2004 worden de wettelijke regelingen besproken met betrekking tot: “Het gebruik van automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst, faxen en elektronische berichten voor het overbrengen van ongevraagde communicatie voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden aan abonnees is uitsluitend toegestaan, mits de verzender kan aantonen dat de desbetreffende abonnee daarvoor voorafgaand toestemming heeft verleend, (…).”

4) het registeren van nieuwsbrief ontvangers!
Gebruik confirmed opt-in. U gebruikt uw website om potentiële klanten in te laten schrijven voor uw nieuwsbrief. Het is aan te raden om voor inschrijvingen de confirmed (of dubbel) opt-in methodiek te gebruiken. Dit betekent dat inschrijvers een bevestigingsmail ontvangen waarin een bevestigingslink is opgenomen. Pas na het klikken op de bevestigingslink is de ontvanger toegevoegd aan het bestand. Met confirmed opt-in heeft u expliciete en aanwijsbare toestemming van de ontvanger. In een eventueel dispuut kunt u uw gelijk aantonen. Confirmed opt-in is op dit moment niet wettelijk verplicht. Opt-in is in principe voldoende. Echter, aangezien de wetgever de bewijslast neerlegt bij de communicerende partij is confirmed opt-in zeker wenselijk.

5). laat uw ontvangers gaan als ze dat willen; gebruik opt-out!
Gebruik altijd een opt-out mogelijkheid binnen de mailing. Dit is wettelijk verplicht en geeft tevens de ontvanger de mogelijkheid om de communicatie in eigen hand te houden. De ontvanger bepaalt óf en wanneer hij de communicatie wil beëindigen. Dit is het basisprincipe en de kracht van permissiemarketing.

6) in welke format; HTML, plain tekst, iPhone ready?
De HTML E-Mail Text Font Readability Study van wilsonweb.com; een eenvoudig gebruikersonderzoek naar diverse fonts voor e-mail nieuwsbrieven, concludeert: Arial 12pt het meest leesbaar is en dat bij de kleinere fonts Verdana 10 pt. en 9 pt de voorkeur krijgen. Het format kunt u laten kiezen in de opt-in. En daar kunt u ook laten aangeven op welk mobiel toestel de nieuwsbrieven worden gelezen; iPhone, BlackBerry, Nokia etc.

7) versturen van digitale nieuwsbrieven
De bekende C.c. fout wordt niet meer zo vaak gemaakt. Het versturen via een gewone email naar alle geïnteresseerd, waarbij deze zij ge-Cc-et. nu kan iedereen zien wie er op de lijst staat en deze e-mailadressen misbruiken voor spam of erger. BCc is al beter. Maar het aanschaffen van een email marketing pakket of het laten uitvoeren door een email marketingdienstverlener is nog professioneler.

8) meten van respons!
Met de digitale technieken van vandaag is er veel te meten; ontvangst, geopend, leestijd, doorklikken, uitstap momenten, waardering, voorkeuren etc. Gekoppeld aan een goede database met persoonskenmerken (zoals: leeftijd, man/vrouw, beroep, opleiding, inkomen e.d.) kunnen er fantastische analyses gemaakt worden. En preciezer worden gestuurd, op nieuwsitems naar bepaalde doelgroepen.

9) het meten omzetten in verbeteren van de communicatie en de dienstverlening!
De uitkomsten van de digitale metingen, maar ook van andere klantonderzoeken kunnen nu worden geïmplementeerd om de communicatie nog meer te laten aansluiten op de behoefte van de klant.

10) luisteren naar de klant en in gesprek blijven met de doelgroep!
Ondanks de digitale mogelijkheden, de meetbaarheid tot achter de komma, is het belangrijkste van communicatie; elkaar begrijpen en in dialoog samen resultaten bereiken. Laat uw medewerkers, al is het maar 15 minuten per dag in gesprek gaan door te  bellen met of ontmoeten van klanten, leveranciers, partners,  belanghebbende, collega’s e.d.

 

Door Christian ter Maat; Directeur Carevolution; organisatie & managementadvies [strategie, groei, verandering, fusies & overnames en reputatiemanagement].
Recente adviesopdracht; Vind een strategische koper voor de onderneming die met het huidige management en de bestaande activiteiten een stevige groeiambitie wil realiseren.

© Copyright 2010 Carevolution

Stuur door naar een relatie

1 reactie op “De Nieuwsbrief; leer van de fouten van de NMA en 10 tips.”

Reageer

(zal niet zichtbaar zijn)

Als u uw reactie geplaatst heeft kunt u de reactie nog 30 minuten aanpassen. Klik hiervoor op "Bewerk reactie".

Vorige artikel:
Volgende artikel:

Laatste reacties