Een open brief aan managers.

Beste managers,

Ik schrijf jullie deze open brief, omdat het de meest directe vorm is waarin ik mij tot jullie kan richten. Vanuit mijn passie voor het vak interne communicatie wil ik jullie (en de communicatieprofessionals die jullie hierbij ondersteunen) een aantal handvatten bieden. Op deze manier kunnen we dit vak op een steeds hoger kwaliteitsniveau invullen.

In deze open brief probeer ik zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij jullie dagelijkse praktijk. Ondanks de verschillen in werkomgeving, maak ik geen onderscheid tussen de sectoren waarin jullie werkzaam zijn. Sterker zelfs, het is mijn uitgangspunt dat interne communicatie staat of valt bij begrip en kennis van de organisatiecontext, de diversiteit van de werkomgeving. Want geen enkel bedrijf is hetzelfde en interne communicatie is maatwerk.

Een illusie armer, maar een ervaring rijker

Interne communicatie is een typisch voorbeeld van een vakgebied waar iedereen zich wel iets bij kan voorstellen en waar iedereen ook schijnbaar verstand van heeft. Stel jezelf en 25 collega-managers maar de vraag wat jullie zien als een succesvol voorbeeld van interne communicatie. De kans is groot dat je 26 verschillende antwoorden krijgt. Voor de één heeft het te maken met goede informatie over bijvoorbeeld de strategische koers van de organisatie. Een ander denkt vooral aan een goed georganiseerd werkoverleg en volgens weer een andere manager gaat het vooral om de kwaliteit van het intranet of het personeelsblad.

Dit gebrek aan consensus is een van de belangrijkste redenen voor een standaard lage score in medewerkertevredenheidsonderzoeken (MTO’s) op de vraag: ‘Hoe beoordeelt u de kwaliteit van de communicatie met uw leidinggevende?’

Ik schat in dat jullie organisaties ook periodiek dit soort onderzoeken (laten) uitvoeren en dat je jezelf waarschijnlijk elke keer weer moet verantwoorden voor die slechte score. Ondanks al je ondernomen inspanningen om de communicatie naar aanleiding van de vorige meting te verbeteren, blijkt de volgende meting toch weer hetzelfde resultaat op te leveren.

Excuus truus

Hoe komt dit nu? Een van de redenen is dat interne communicatie een breed begrip is. Het heeft te maken met het gedrag van managers en medewerkers, met interne media, maar ook met de cultuur en de stijl van leidinggeven binnen de organisatie. Omdat het zo’n breed begrip is, gebruiken veel medewerkers maar ook managers, (interne) communicatie als een soort ‘excuus truus’; als er iets niet goed is dan ligt het zeker aan de communicatie. Je ziet dit ook terug in de vele audits en evaluaties die tegenwoordig in organisaties worden uitgevoerd. Of het nu gaat om een audit in het kader van de interne ‘governance’ of een (tussentijdse) evaluatie van een groot veranderproject; het is bijna ‘verdacht’ als er niet in staat dat de communicatie sterk verbeterd moet worden. Mijn reactie is dan altijd: ‘Wat fijn dat u dat vindt, maar kunt u mij ook uitleggen wát er niet goed is en waaróm het een probleem is?’

Daarom is het nodig dat jullie samen met collega-managers en/of medewerkers bepalen wát er nu precies niet goed is. Het is namelijk heel goed mogelijk dat ‘ontevredenheid over de communicatie binnen de afdeling’ vooral te maken heeft met bijvoorbeeld de onzekerheid die er heerst rondom een aangekondigde reorganisatie. Als managers moet jullie focus dan niet liggen op het verbeteren van de communicatie, maar op het managen van die onzekerheid. Dat communicatie hierbij een rol speelt is evident, maar let op: het is maar één van de onderwerpen waar je als manager mee aan de slag moet. Je focus moet vooral zijn gericht op het beantwoorden van vragen als: zijn de doelstellingen van de reorganisatie wel duidelijk? Waarom moeten we eigenlijk reorganiseren? Hoe ziet het verloop van het reorganisatieproces, inclusief de besluitvorming, eruit?

Probeer eerst het echte organisatieprobleem achter de communicatievraag te identificeren en doorgronden. Beschrijf het probleem in je eigen woorden, zonder het woord communicatie te gebruiken.

Zijn al die onderzoeken, audits en evaluaties dan onzin? Zeker niet, maar jullie moeten als manager zelf de uitkomsten in de juiste context plaatsen, ze niet te letterlijk interpreteren en ze duidelijk en meetbaar formuleren. Als medewerkers aangeven dat de communicatie beter kan, is de volgende stap om samen met hen te bekijken wát er dan niet goed is. Ligt het aan je eigen leiderschap- en communicatiestijl? Aan de communicatieve vaardigheden van de medewerkers zelf? Is de sfeer op de afdeling niet goed of ligt de oorzaak elders in de organisatie?

De beleving van de kwaliteit van interne communicatie heeft dus vooral te maken met het karakter van de organisatie. Daarbij zijn drie factoren van belang:

1. De invloed van cultuur en leiderschapstijl

Stel je twee organisaties voor. De eerste is een jong en dynamisch bedrijf in de duurzame energiesector dat 10 jaar bestaat. Onder leiding van de oprichter en twee managers werken er inmiddels 25 mensen en het bedrijf groeit als kool. In het bedrijf hangt een ondernemende sfeer en eigen initiatief is eerder de norm dan uitzondering.

Het tweede bedrijf is een voormalig familiebedrijf dat inmiddels 125 jaar actief is in de machinebouw. Bij het bedrijf werken ruim 1000 medewerkers en vanwege het toenemende belang van export is de leiding in handen van een internationaal managementteam. In Nederland worden naast typische ‘hoofdkantoor werkzaamheden’ verder alleen nog Research en Development gedaan. De rest van de werkzaamheden is verspreid over de hele wereld.

Je hoeft geen communicatiewetenschappen gestudeerd te hebben om in te kunnen schatten dat de interne communicatie in de beide bedrijven totaal verschillend is georganiseerd. Bij het eerste bedrijf ‘regel’ je de interne communicatie even makkelijk onderling, terwijl er bij het tweede bedrijf veel meer regie, coördinatie en strakke werkafspraken nodig zijn. Toch kun je onmogelijk zeggen dat de interne communicatie in het ene bedrijf beter of slechter is dan in het andere. Door de verschillen in de manier van werken tussen de twee organisaties is dat appels met peren vergelijken.

2. Het belang van een goed geïmplementeerde strategie

Waartoe zijn wij als organisatie op aarde en wat wordt er precies van mijn afdeling verwacht? Als je als manager geen duidelijk antwoord kunt geven op deze vragen, wordt het lastig richting te geven aan de interne communicatie binnen jouw afdeling. Want je weet niet precies welke resultaten je met jouw medewerkers moet bereiken, laat staan dat je weet hoe je de verwachtingen rondom deze resultaten moet managen. En niet onbelangrijk, hoe je je eigen mensen moet aansturen. Als dit niet duidelijk is, loop je het risico dat je het als manager qua interne communicatie nooit goed zult doen.

De verklaring hiervoor is dat veel organisaties goed zijn in het bepalen van een strategie, maar minder in de uitwerking en verdere implementatie. Veel goede plannen zijn op de tekentafel een schone dood gestorven. Dat is het moment waarop jij als manager het verschil kunt maken. Zorg ervoor dat je zicht hebt op de doelen die je moet behalen en hoe deze zich verhouden tot die van andere afdelingen en de organisatie als geheel. Als dit niet duidelijk is, dan weet je eigenlijk niet wat je precies van je medewerkers vraagt, blijft de interne samenwerking met andere afdelingen stroef verlopen en is het bijna onmogelijk om een goed resultaat te behalen. Als deze onderwerpen niet goed zijn geregeld, dan blijft iedereen ontevreden over de interne communicatie.

Hoe verhoog ik de betrokkenheid van mijn medewerkers? Plaats alledaagse onderwerpen in een context en geef er samen met medewerkers betekenis aan. Voorbeeld: als je alle functioneringsgesprekken hebt afgerond, schrijf dan op een half A4-tje wat de uitkomsten volgens jou betekenen voor de afdeling. Geef dit aan je medewerkers en vraag hen wat zij van de uitkomsten en jouw half A4-tje vinden.

3. Het effect van de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling

Stel je weer twee verschillende situaties voor. Op de ene afdeling werken vijftien mensen inmiddels drie jaar goed met elkaar samen. Het is een uitgebalanceerd team waarin iedereen werkt met duidelijke verantwoordelijkheden en iedereen wordt ingezet op werkzaamheden waar hij goed in is. Deze positieve werksfeer ontstaat niet uit zichzelf. Er is de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in een goede functionerings- en beoordelingscyclus, teambuilding en persoonlijke opleidingstrajecten. Hoewel de leidinggevende echt boven de afdeling staat, maakt hij wel deel uit van het team.

Op de andere afdeling werken ook vijftien mensen en ook zij werken inmiddels drie jaar samen. Het verschil is echter dat zij niet goed samenwerken. Er is binnen het team sprake van een eilandjescultuur en daarnaast zijn er een paar ‘rotte appels’. In het team is veel onbegrip en wantrouwen, omdat mensen vooral veel over elkaar spreken in plaats van met elkaar. De huidige leidinggevende zit inmiddels vier jaar op deze plaats en heeft het er vooral over dat hij twee jaar geleden die belangrijke promotie heeft gemist. De jaarlijkse beoordelings- en functioneringscyclus is een wassen neus en van serieuze ontwikkelplannen is de laatste tijd ook niets terecht gekomen.

Het spreekt voor zich dat de interne communicatie in het eerste team hoger wordt gewaardeerd dan die in het tweede. Net als in de andere twee voorbeelden wordt ook hier duidelijk dat de tevredenheid over interne communicatie vooral verklaard wordt door ‘organisatie- en persoonskenmerken’, namelijk in dit geval ‘hoe geef ik op een professionele en eigentijdse manier leiding aan mijn team?’.

Laat zien dat je interne communicatie belangrijk vindt. In de eerste plaats door er met elkaar over te praten en door zelf het goede voorbeeld te geven. Bepaal samen met een adviseur interne communicatie of HR welke mogelijkheden je hebt.

Tot slot

In deze open brief heb ik geprobeerd jullie meer inzicht te geven in de complexiteit van interne communicatie en hoe je hier als manager het beste mee om kunt gaan. De belangrijkste suggestie is je als manager vooral te richten op de organisatiecontext achter interne communicatie. Omdat elke organisatie en elke situatie weer anders is, heb je de kans om als manager zelf het verschil te maken. Jouw inzet is cruciaal voor succesvolle interne communicatie!

Veel plezier en succes met communiceren!

Met vriendelijke groet,

Chris Roelen

Lionfish – organisatiecommunicatie

Stuur door naar een relatie

6 reacties op “Een open brief aan managers.”

  • Wat grappig op dit forum mogen uitsluitend  positieve reacties geplaatst worden. Dat het een L*Lverhaal is vol met clichés doet er niet toe, dat de praktijk uitwijst dat de meeste managers niet communiceren omdat ze A te dom zijn en B te druk zijn is ook niet relevant. Er moet gewoon iets geschreven worden, dat er NIKS mee gebeurt doet er ook niet toe. Zo gaat het vaak in het bedrijfsleven en vooral in de zorg. Veel geleuter en daar bljft het bij ;-))

  • Hoe verhoog ik de betrokkenheid van mijn medewerkers?

    Door minder te graaien, minder te saneren, minder te liegen en door vooral  minder incompetente managers in dienst te nemen.

  • Grappig:  het begrip "rotte appels"".
    Is nogal relatief, zijn dat misschien de mensen die nog wel zelfstandig nadenken en al dat geleuter over communicatie zat zijn?????
    Die gewoon hun werk willen doen  en daar niet uren over willen leuteren m.b.v. allerlei modellen.
    Iris

  • Het grappige is, dat er na 3 reacties vervolgens geen communcatie meer is geweest van de schrijver zelf.
    Misschien is het wel een communicatiemanager !
    Zoals ook bij ons bedrijf; “Je mag echt wel wat zeggen hoor ! Wij zullen er vervolgens niets mee doen” …

  • "het managen van de onzekerheid"  hoe kom je erbij vroeger zou je zeggen als je baan op de tocht staat: dat is een rotsituatie.   Nu heet dat : het managen van de onzekerheid……….wie denk je wel dat je dan bent… dat je onzekerheid kunt managen.  Als eerste komt er in mij op…..jij moet nog veel leren, nog veel meemaken en als het je overkomt mag je hopen dat je een goede manager hebt die jouw onzekerheid goed managed. Iris

  • Een heel verhaal over (interne) communicatie.
    Vraag: Als de schrijver van zijn verhaal een samenvatting maakt, hoe ziet dit er dan uit?

    DE manager staat de hele dag voor (persoonlijke) keuzemomenten.
    Om te bepalen of je als manager een substantiele bijdrage kan leveren aan een goede, effectieve interne communicatie, moet je in staat zijn om regelmatig zelfreflectie toe te passen. Door gebrek aan zelfinzicht ontbreekt iedere basis voor verandering.

    Zelfreflectie:
    – ben ik me meestal bewust hoe ik verbaal en non-verbaal reageer? ..En overkom ?
    – ben ik proactief of reactief ingesteld;
    – heb ik vaak last van faalangst;
    – hoe ben ik in deze functie terecht gekomen;
    – vind ik mezelf een mens-manager of meer een zaak-manager?
    – in welke branche zit ik?
    – heb ik ervaring in de branche waar ik nu zit?
    – kom ik van buiten de organisatie  of heb ik intern gesolliciteerd;
    – hoe ga ik om met angsten en onzekerheden?
    enz. , enz. , enz.

    Succes managers!

Reageer

(zal niet zichtbaar zijn)

Als u uw reactie geplaatst heeft kunt u de reactie nog 30 minuten aanpassen. Klik hiervoor op "Bewerk reactie".

Vorige artikel:
Volgende artikel:

Laatste reacties