Secretaresse bypass; 12 tips!

Hebt u de telefoniste of secretaresse voor het de eerste keer aan de telefoon, hoe gaat u hier mee om? Een voet tussen de deur, respect met voeten treden, een wit voetje halen, iemand op een voetstuk plaatsen of op gelijke voet gaan staan?

U kent het wel; ‘de CEO is druk, waarom wilt u hem spreken’, ‘kunt u een email sturen dan zal ik eens kijken’. Oh, u wilt iets verkopen, dan moet u bij inkoop zijn.  Of; ‘waarde toevoegen in een strategische heroriëntatie’; we hebben al een waarde leverancier…..

Klinkt u dit bekend in de oren en krijgt u kromme tenen?

Secretaresses hebben o.a. een gatekeeper functie oftewel het vrijspelen maar ook indelen van de agenda van de drukbezette manager. Deze paradox van vrijspelen en inplannen in de agenda is zowel een bedreiging als een kans. De secretaresse is een professional en het beste resultaat krijgt u, om haar zo te behandelen.

 

Twaalf tips, ten voeten uit:

1) respect voor de taak van de secretaresse als gatekeeper

2) eerlijke- en heldere formulering over wie u bent en wat u met de gesprekspartner wil bespreken (geen consultant speak, gladde salestechniek of technobabbel)

3) houd het gezellig, benader haar als mens en niet als drempel

4) illustreer uw dienstverlening, maar houd het concreet

5) stel open vragen over waar u haar, haar manager en de organisatie bij kunt helpen en ook in die volgorde

6) vraag aan haar hoe u het beste uw dienst of product kunt presenteren; een telefonische introductie, een afspraak.. En bij wie?

7) gebruik haar agendabevoegdheid om de felbegeerde afspraak goed te laten landen

8) vraag haar, welke communicatiestijl haar manager prettig vindt en naar andere Do’s & Dont’s binnen de onderneming

9) ook secretaresses vinden kleine relatiegeschenken leuk

10) houd ook haar op de hoogte van de voortgang in de relatieontwikkeling en betrek haar in ook in de toekomst

11) speel met de actualiteit; ik las dat jullie de Entrepreneur Award hebben gewonnen, hoe voelt dat

12) leef u in, in haar positie. Meerdere malen per dag belt er iemand met een vaag verhaal, waar zei keer op keer mee worstelt, is het belangrijk of weer een vertegenwoordiger. Bijvoorbeeld; goedemiddag mag ik 1 minuut van u tijd gebruiken om mijn vraag toe te lichten; en dan volledig transparant en met het eind beginnen (begin with the end in mind).

SCRIPT;

  • goedemiddag, mag ik 1 minuut van u tijd gebruiken om mijn vraag toe te lichten
  • ik wil mijn organisatieadvies diensten verkopen (anderen noemen dit ‘ik ben beschikbaar om uw organisatie te helpen of te optimaliseren’)
  • kunt u aangeven, na deze minuut, of ik volledig helder en transparant ben geweest
  • uw organisatie houdt zich in de kern bezig met ……. (primair proces)
  • en de grootste kansen/bedreigingen, vanuit mijn perspectief zijn…….
  • ik las/hoorde dat uw concullega dit en dat doet……..
  • en las dat Dhr Jansen is aangetrokken om het distributie beleid aan te scherpen
  • volgens mij kan uw bedrijf de toekomst in de met de volgende ideeën…..
  • op de laatste 3 van deze 4 ideeën, heb ik veel ervaring opgedaan bij andere opdrachtgevers
  • met wie zou ik dat eens in detail mogen bespreken
  • wat vond u van mijn een-minuut-verkoopverhaaltje, hoe kan het beter/sneller en hebt u nu voor ogen met welke collega, ik het best eens een afspraak kan maken
  • kan ik deze afspraak via u maken of zal ik bellen met….
  • RANDVOORWAARDEN; u/je vorm, humor, praten met glimlach (ook zal ziet men dat niet), soms een beetje bij de hand/rebels, maar altijd respectvol en transparant.

Het opbouwen van een relatie met een nieuwe opdrachtgever vergt energie, durf, speelsheid en beleefdheid en dit alles ook in de relatie met de secretaresse. Let op; “Vertrouwen komt te voet maar gaat te paard”.

U kunt op dit artikel reageren door uw positieve of mindere fijne secretaresse ervaringen met de andere lezers te delen.


Door Christian ter Maat; Directeur Carevolution; organisatie- & management- en
communicatieadvies [opdrachten, o.a.: strategie, groei, verandering, fusies & overnames herstructurering en cutting the red tape].

© Copyright 2013 Carevolution

 

Stuur door naar een relatie

1 reactie op “Secretaresse bypass; 12 tips!”

  • Contrascript.
    # Een minuut heb ik altijd voor u.
    # Interessant, u verkoopt dus organisatieadvies. Adviseert u bedrijven dan om relaties aan te gaan met iedereen die cold opbelt? En dat vinden die bedrijven een waardevol advies?
    # (zo ja) veel succes met uw vele andere klanten.
    # (zo neen): uw minuut is voorbij. U mag altijd een foldertje sturen. Veel succes verder met uw telefooncampagne.
    #tuut tuut tuut

Reageer

(zal niet zichtbaar zijn)

Als u uw reactie geplaatst heeft kunt u de reactie nog 30 minuten aanpassen. Klik hiervoor op "Bewerk reactie".

Vorige artikel:
Volgende artikel:

Laatste reacties