Secretaresse bypass; 10 tips

Hebt u de telefoniste of secretaresse voor het eerst aan de lijn, hoe gaat u hier mee om. Een voet tussen de deur, wit voetje halen, iemand op een voetstuk plaatsen of op gelijke voet gaan staan?

U kent het wel; ‘dhr Janssen is druk waarom wilt u hem spreken’, kunt u een email sturen dan zal ik eens kijken. Oh u wilt iets verkopen, dan moet u bij inkoop zijn. ‘Waarde toevoegen in een strategische heroriëntatie’; we hebben al een waarde leverancier…..

Klinkt u dit bekend in de oren?

Secretaresses hebben o.a. een gatekeeper functie oftewel het vrijspelen en indelen van de agenda van de drukbezette manager. Deze paradox van vrijspelen en inplannen in de agenda is zowel een bedreiging als een kans. De secretaresse is een professional en het beste resultaat krijgt u om haar zo te behandelen.

Tien tips ten voeten uit:

  • 1) Respect voor de taak van de secretaresse als gatekeeper
  • 2) eerlijke- en heldere formulering over wie u bent en wat u met de gesprekspartner wil bespreken (geen consultant speak, gladde salestechniek of technobabbel)
  • 3) houd het gezellig, benader haar als mens en niet als drempel
  • 4) illustreer uw dienstverlening en houd het concreet
  • 5) stel open vragen over waar u haar en haar manager bij kunt helpen
  • 6) vraag aan haar hoe u het beste uw dienst of product kunt presenteren; een telefonische introductie, een afspraak..
  • 7) gebruik haar agendabevoegdheid om de felbegeerde afspraak goed te laten landen
  • 8) vraag haar welke communicatiestijl haar manager prettig vindt en naar andere Do’s & Dont’s
  • 9) ook secretaresses vinden kleine relatiegeschenken leuk
  • 10) houd ook haar op de hoogte van de voortgang in de relatieontwikkeling en betrek haar in ook in de toekomst.

Het opbouwen van een relatie met een nieuwe opdrachtgever vergt energie, durf, speelsheid en beleefdheid en ook in de relatie met de secretaresse. Let op; “Vertrouwen komt te voet maar gaat te paard”.

U kunt op dit artikel reageren door uw positieve of mindere fijne secretaresse ervaringen met de andere lezers te delen.

Door Christian ter Maat MCC, MMC, CMC; Directeur Carevolution; organisatie-, management- en communicatieadvies. Ter Maat publiceert ook op Gek op Klanten.

© Copyright 2008 Carevolution

Stuur door naar een relatie

Reageer

(zal niet zichtbaar zijn)

Als u uw reactie geplaatst heeft kunt u de reactie nog 30 minuten aanpassen. Klik hiervoor op "Bewerk reactie".

Vorige artikel:
Volgende artikel:

Laatste reacties